FAQs

Preguntas frecuentes sobre protección de datos

:
;

¿QUÉ DEBE HACER UN ADMINISTRADOR DE FINCAS CUANDO CAPTA UNA NUEVA COMUNIDAD COMO CLIENTE?

Por un lado, debe solicitar a la comunidad o a la asesoría de protección de datos, su documentación LOPD para su custodia y actualizarla. En caso de no conseguirla, contratar la elaboración de la Documentación LOPD.

Por otro lado, deberá firmar un contrato de Encargado de Tratamiento con la comunidad por el acceso a datos.

:
;

¿QUÉ DEBE HACER UN ADMINISTRADOR CUANDO DA DE BAJA COMO CLIENTE A UNA COMUNIDAD?

El administrador de fincas, al finalizar la prestación de sus servicios, debe entregar a la Comunidad toda su Documentación LOPD. Adicionalmente, se recomienda firmar una cláusula de exoneración de responsabilidad.

:
;

¿QUÉ TIPO DE DATOS PERSONALES SON OBJETO DE TRATAMIENTO EN UNA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS?

La gestión de una comunidad por parte del administrador implica la generación de un fichero en el que se suelen incluir los siguientes datos personales: nombre de los propietarios, teléfonos de contacto, direcciones postales, números de DNI, direcciones de correo electrónico y cuentas bancarias. Su finalidad es la gestión contable, fiscal y administrativa de la comunidad.

También pueden existir ficheros de personal, para la gestión de nóminas, si la comunidad tiene empleados contratados, y/o ficheros de videovigilancia, con imágenes grabadas por las cámaras de seguridad instaladas.

:
;

¿SE PUEDEN CEDER/COMUNICAR A TERCEROS LOS DATOS DE CARÁCTER PERSONAL DE LOS PROPIETARIOS?

La cesión de datos de carácter personal, a terceras personas, requiere el consentimiento expreso de las personas interesadas, es decir, de los propietarios, salvo que una normativa lo contemple. En caso contrario se estaría vulnerando los derechos de los interesados, lo cual puede ser objeto de sanción por la AEPD.

:
;

¿QUIÉN PUEDE TENER ACCESO A LOS DATOS PERSONALES DE LOS PROPIETARIOS DE UNA COMUNIDAD?

Los datos de los titulares de los inmuebles, sólo deben estar a disposición de los órganos rectores de la Comunidad, es decir: presidente, secretario y administrador. Únicamente se podrán utilizar para realizar las notificaciones y citaciones que prevé la Ley de Propiedad Horizontal.

Cualquier utilización de estos datos con otra finalidad de la prevista por la LPH, infringiría lo dispuesto en la LOPD y podría ser objeto de sanción.

:
;

¿QUÉ OBLIGACIONES TIENE UN ADMINISTRADOR CON RESPECTO A LOS FICHEROS DE UNA COMUNIDAD?

El administrador de fincas debe cumplir con las exigencias de la normativa de protección de datos, puesto que esta ley le afecta como profesional y también como órgano de gobierno de la propia comunidad que administre.

Además de las dos obligaciones anteriores, debe implantar las medidas de seguridad, informáticas y organizativas, necesarias para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos de los ficheros de la comunidad.

De forma adicional, el administrador de fincas debe firmar un contrato con la comunidad donde se establezcan sus obligaciones como encargado de tratamiento y las condiciones bajo las que utilizará dichos datos.

:
;

¿PUEDEN LOS COPROPIETARIOS TENER ACCESO Y OBTENER COPIAS DE DOCUMENTACIÓN DE LA COMUNIDAD QUE CONTENGAN DATOS PERSONALES?

Dentro de las obligaciones que contempla el art. 20 LPH para el administrador, se encuentra la de custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad, la cual puede ser muy variada y contener datos de carácter personal.

La AEPD precisa que los datos que se deberán proporcionar serán únicamente los que en cada caso resulten "adecuados, pertinentes y no excesivos" para el cumplimiento de la finalidad que motiva la solicitud de acceso a los mismos, que sería el control del buen gobierno de la comunidad, sin que se puedan utilizar estos datos para fines diferentes. Deberá evitarse la comunicación de datos personales sin consentimiento.

Asimismo, los destinatarios de dicha cesión deberán guardar el más estricto deber de confidencialidad y secreto sobre los datos.

:
;

¿PUEDE PUBLICARSE EN EL TABLÓN DE ANUNCIOS DE LA COMUNIDAD LA RELACIÓN DE MOROSOS?

La última Resolución de la Agencia Española de Protección de Datos sobre este asunto señala que sólo puede ser publicada la lista de los vecinos morosos en el tablón cuando no haya podido ser notificada a alguno de los propietarios en su domicilio a efecto de notificaciones.

El único objetivo que debe perseguirse al poner la lista en el tablón es informar a los propietarios deudores que se hallan en tal situación, y no poner en conocimiento de terceros tal hecho. Por tanto, es posible la publicación de los datos personales de los vecinos morosos en dos supuestos: en la convocatoria de la junta de propietarios (art. 16.2 LPH) y en la publicación del acta aprobada en la junta (art. 19.3º LPH).

Para que la comunidad no incurra en una infracción de la LOPD, antes de proceder a la publicación en el tablón de anuncios deberá notificarse al afectado en su domicilio conocido, la convocatoria de la junta o el acta en la que se indica su condición de moroso. Si no se pudiera practicar dicha notificación en el domicilio conocido del interesado, se procederá a la publicación de la convocatoria o el acta de la junta en el tablón de anuncios del edificio del inmueble del que es propietario.

:
;

¿QUÉ MEDIDAS SE DEBEN OBSERVAR EN COMUNIDADES QUE TENGAN INSTALADAS CÁMARAS DE SEGURIDAD?

En primer lugar, la instalación de estos sistemas deberá ser aprobada por acuerdo de la junta de propietarios, que, a tenor de lo dispuesto en el art. 17.3º LPH, precisará el voto favorable de las tres quintas partes de los propietarios que, a su vez, representen las tres quintas partes de las cuotas de participación.

En segundo lugar, debe informarse a los habitantes del inmueble y a terceros, que están en una zona videovigilada, mediante la colocación de un cartel informativo en lugar visible, donde se informa de la identidad

del responsable de la instalación y ante quién y dónde se pueden dirigir los interesados, para ejercitar los derechos que les asisten según la LOPD.

En tercer lugar, las cámaras únicamente podrán tomar imágenes de las zonas comunes del edificio, así como del espacio de la vía pública que sea necesario para controlar el acceso al edificio.

Por último, los monitores donde se visualicen las imágenes, deberán tener acceso restringido a las personas que se hayan designado expresamente por la comunidad de propietarios, utilizando usuario y contraseña para acceder a los sistemas informáticos. Las imágenes grabadas podrán conservarse durante un mes desde su grabación. Transcurrido este plazo deberán ser borradas, salvo que exista un requerimiento judicial o de las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado.

Preguntas frecuentes sobre Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)

:
;

¿TIENEN OBLIGACIÓN DE CUMPLIR EL CAE LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS SIN EMPLEADOS CONTRATADOS?

Según la normativa vigente, la Comunidad de Propietarios tiene los servicios externalizados (tareas de mantenimiento, limpieza, reparación de ascensores, trabajos de jardinería, etc.), como titular del centro de trabajo, la comunidad de propietarios deberá asumir la coordinación de actividades empresariales e informar de los riesgos, medidas preventivas y medidas de emergencia a todas las empresas y trabajadores autónomos que contrate.

Estas obligaciones quedan establecidas en el Real Decreto 171/2004, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de Coordinación de Actividades Empresariales.

Estos servicios pueden contratarse con una asesoría o consultoría que cuente con un Técnico Superior en Prevención de Riesgos Laborales.

:
;

¿Y LAS COMUNIDADES CON EMPLEADOS, QUE DEBEN HACER?

Si cuenta con empleados contratados, como puede ser un conserje, un jardinero, un socorrista, personal de mantenimiento o limpieza, etc. la comunidad de propietarios se equipara a una empresa más y por lo tanto, deberá cumplir, con la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, su reglamento desarrollador Real Decreto 39/1997, así como con el Real Decreto 171/2004, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de Coordinación de Actividades Empresariales.

Para ello, deberá contratar los servicios de una empresa de Prevención de Riesgos Laborales (incluyendo plan de prevención y vigilancia de la salud de los empleados).

Preguntas frecuentes sobre certificados digitales

:
;

¿PARA QUÉ SIRVE EL CERTIFICADO DIGITAL?

El certificado digital es un fichero digital que garantiza técnica y legalmente la identidad de una persona física, jurídica o entidad sin personalidad jurídica (comunidades de propietarios).

Con el certificado digital se puede realizar cualquier gestión o trámite telemático que requiera la identificación de su titular. Solicitud de certificados, informes o ayudas, presentación de impuestos, etc.

:
;

¿QUÉ DIFERENCIA HAY ENTRE UN CERTIFICADO DE LA FNMT Y OTRO DE OTRAS ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN?

Técnicamente ninguna. Ambos certificados tienen la misma validez y se pueden utilizar para cualquier trámite telemático que requiera la identificación de su titular.

Las entidades de certificación distintas de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre), están homologados por el Ministerio de Asuntos Económicos como Prestadores de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificados, para la expedición de certificados electrónicos cualificados conformes con el Real Decreto-ley 19/2018, de 23 de noviembre, de servicios de pago y otras medidas urgentes en materia financiera.

:
;

¿POR QUÉ LOS CERTIFICADOS DE LA FNMT SON GRATUITOS Y LOS DEL RESTO DE CERTIFICADORAS TIENEN UN COSTE?

Este coste se justifica por el hecho de que los certificados de la FNMT no se obtienen de forma inmediata. Se debe pedir cita en una oficina de registro para verificar la identidad del solicitante del certificado y éste debe desplazarse físicamente para realizar dicho trámite.

En cambio, con el resto de entidades los certificados se emiten de forma casi automática. Por ese servicio se aplica una tarifa concreta que varía según la entidad que lo emite y en función del período de validez del certificado.

Preguntas frecuentes sobre notificaciones electrónicas (NEOS)

:
;

¿QUÉ ES LA DEHÚ?

La Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHÚ) es el punto único de notificaciones para todas las Administraciones Públicas que facilita el acceso a los ciudadanos y entidades, a las notificaciones y comunicaciones emitidas por las administraciones públicas.

De esta forma se unifican todas las comunicaciones oficiales en una única plataforma, lo que facilita el seguimiento de todas notificaciones que emiten los diferentes organismos públicos a un mismo destinatario.

El acceso a la DEHU (https://dehu.redsara.es) se puede realizar, entre otras opciones, por medio del certificado digital

:
;

¿ES OBLIGATORIO RECIBIR LAS NOTIFICACIONES DE FORMA ELECTRÓNICA, EN VEZ DE EN PAPEL?

Tienen obligación de recibir las comunicaciones y notificaciones por medios electrónicos, entre otros:

  • Las Sociedades Anónimas (letra A) y de Responsabilidad Limitada (letra B)
  • Comunidades de Propietarios (H), Comunidades de Bienes (E) y Herencias Yacentes
  • Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica sin nacionalidad española (letra N)
  • Entidades no residentes con establecimiento permanente en España sin personalidad jurídica (W)

:
;

¿CUÁLES SON LOS EFECTOS DE LAS NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS?

Los efectos legales de la notificación empiezan a contar desde el mismo momento del acceso al contenido de la notificación o comunicación, es decir, desde su aceptación y descarga.

De igual forma si dicha notificación o comunicación no ha sido accedida en el plazo de 10 días desde su puesta a disposición en la DEHÚ, se considerará rechazada. Por lo tanto, contamos con un plazo de 10 días para acceder a la notificación o comunicación desde su puesta a disposición en la DEHÚ.

:
;

¿HAY ALGUNA FORMA DE SABER SI TENGO UNA NUEVA NOTIFICACIÓN O COMUNICACIÓN SIN TENER QUE ACCEDER DIARIAMENTE A LA DEHÚ?

Si, existe la opción de configurar en la misma DEHÚ un correo electrónico para que nos llegue un aviso en el momento de la puesta a disposición de la notificación o comunicación en la DEHÚ.

Adicionalmente, para los profesionales que deben manejar o gestionar las notificaciones o comunicaciones de muchos clientes, existe la posibilidad de darse de alta en la DEHÚ como Gran Destinatario, para que una plataforma de gestión de notificaciones pueda acceder permanentemente a los buzones de todos los clientes y detecte las nuevas notificaciones o comunicaciones que aparezcan en la DEHÚ.